Zoho Mail sebagai salah satu produk Zoho, merupakan layanan mail hosting pihak ketiga. Zoho menawarkan layanan email gratis hingga 5 user untuk tiap domain yang Anda daftarkan.

Logo Zoho | sumber: zoho.com
Logo Zoho | sumber: zoho.com

Zoho adalah salah satu aplikasi online yang menyediakan berbagai fasilitas untuk kebutuhan bisnis sehari-hari. Aplikasinya beragam mulai dari aplikasi untuk kebutuhan sales & marketing, finance hingga email. Zoho juga menyediakan tools untuk menunjang produktivitas kerja seperti document creator, spreadsheet, tools presentasi bahkan hingga mencakup sosial media management.

Selengkapnya dapat Anda lihat pada laman resminya: https://www.zoho.com/workplace/

Berikut ini langkah-langkah untuk setup akun email gratis dengan custom domain di Zoho.

Daftar Akun Zoho

  1. Pertama masuk ke laman berikut: https://www.zoho.com/mail/
    • Klik Sign Up
    • Kemudian klik Get Started pada FREE PLAN
  2. Masukan nama domain-nya (misal: kwt.web.id) >> klik Add
    Gambar 1: Masukan nama domain
    Gambar 1: Masukan nama domain
  3. Lengkapi data-data yang diperlukan dan centang (I agree to the Terms of Service and Privacy Policy.) kemudian klik PROCEED
    Gambar 2: Lengkapi data-data yang diperlukan
    Gambar 2: Lengkapi data-data yang diperlukan
  4. Klik Sign Up kembali
    Gambar 3: Konfirmasi data-data
    Gambar 3: Konfirmasi data-data
  5. Anda akan disuruh untuk memverifikasi akun dengan memasukan kode yang telah dikirimkan ke nomor ponsel yang Anda inputkan sebelumnya. Kemudian klik VERIFIKASI TELEPON SELULAR
    Gambar 4: Verifikasi telepon selular
    Gambar 4: Verifikasi telepon selular
  6. Selanjutnya, Anda akan disuruh untuk mengaktifkan Autentikasi Dua Faktor, Anda bisa men-skip tahap ini terlebih dahulu dengan klik Ingatkan saya nanti atau Anda dapat mengaktifkannya untuk keamanan akun.
    Gambar 5: Aktifkan autentikasi dua faktor
    Gambar 5: Aktifkan autentikasi dua faktor

Domain Setup

  1. Verifikasi Domain.

    • Pilih DNS manager: Others
    • Pilih verifikasi menggunakan CNAME atau dapat menggunakan metode Upload Files.
      Gambar 6: Pilih verifikasi menggunakan CNAME
      Gambar 6: Pilih verifikasi menggunakan CNAME
    • Kemudian tambahkan CNAME tersebut pada DNS management domain Anda.
    • Penambahan record DNS pada domain akan membuat domain mengalami propagasi dan proses propagasi biasa memakan waktu 48 Jam tergantung ISP yang Anda gunakan.
    • Apabila CNAME telah ditambahkan, klik Proceed to CNAME Verification
      Gambar 7: CNAME sudah ditambahkan
      Gambar 7: CNAME sudah ditambahkan
    • Kemudian klik Verify Now
      Gambar 8: Verify Now
      Gambar 8: Verify Now
    • Kemudian klik Create Account (isi sama seperti di step 3 saat mendaftarkan akun)
      Gambar 9: Create Administrator Account
      Gambar 9: Create Administrator Account
  2. Add User

    • Klik Proceed to Add Users
      Gambar 10: Add User
      Gambar 10: Add User
    • Tambahkan user atau bisa di skip untuk melanjutkan prosesnya.
      Gambar 11: Tambah user
      Gambar 11: Tambah user
    • User sudah ditambahkan, kemudian klik Back to Setup
      Gambar 12: User sudah ditambahkan
      Gambar 12: User sudah ditambahkan
  3. Create Groups

    • Anda dapat melewati tahap ini jika tidak diperlukan group untuk distribution list atau dapat Anda lanjutkan dengan klik Proceed to Create Groups.
      Gambar 13: Create Groups 1
      Gambar 13: Create Groups 1
    • Klik Back to Setup untuk kembali ke Domain Setup, atau klik Add Group untuk membuat group.
      Gambar 14: Create Groups 2
      Gambar 14: Create Groups 2
  4. Configure Email Delivery

    • Kemudian tambahkan mx record yang tertera pada gambar 15 ke DNS management domain
      Gambar 15: Tambahkan MX record pada DNS management
      Gambar 15: Tambahkan MX record pada DNS management
    • Apabila MX record sudah ditambahkan, cek dengan menekan tombol MX Lookup
      Gambar 17: MX record sudah ditambahkan
      Gambar 17: MX record sudah ditambahkan
    • Kemudian klik OK lalu klik Next
      Gambar 16: MX record sudah ditambahkan
      Gambar 16: MX record sudah ditambahkan
  5. SPF/DKIM

    • Tambahkan SPF record pada DNS management domain
      Gambar 18:
      Gambar 18:
    • Klik Procees to Configure DKIM untuk konfigurasi DKIM
      Gambar 19: DKIM
      Gambar 19: DKIM
    • Klik tombol edit untuk mengaktifkan DKIM
      Gambar 20: Edit DKIM
      Gambar 20: Edit DKIM
    • Kemudian klik Add Selector
      Gambar 21: Add Selector
      Gambar 21: Add Selector
    • Masukan nama Selector kemudian klik Save
      Gambar 22: Simpan perubahan
      Gambar 22: Simpan perubahan
    • Tambahkan record TXT yang dihasilkan pada DNS management domain kemudian klik Verify
      Gambar 23: Tambah record DKIM
      Gambar 23: Tambah record DKIM
    • Pastikan record SPF dan DKIM sudah resolve pada domain
      Gambar 24: SPF dan DKIM sudah resolve
      Gambar 24: SPF dan DKIM sudah resolve
    • Klik Back to Setup
  6. Email Migration dan Mobile Acces

    • Tahap ini dapat di skip

Test Pengiriman Email

  1. Test Kirim email ke email lain

    • Masuk ke https://mail.zoho.com/zm/
    • Klik New Mail
    • Masukan email tujuan, subjek, isi email kemudian Send
      Gambar 25: Test kirim email
      Gambar 25: Test kirim email
    • Kemudian periksa pada kotak masuk email tujuan
      Gambar 26: Email sudah masuk
      Gambar 26: Email sudah masuk
    • SPF dan DKIM bekerja
      Gambar 27: SPF dan DKIM bekerja
      Gambar 27: SPF dan DKIM bekerja
  2. Test menerima email

    Gambar 28: berhasil menerima email
    Gambar 28: berhasil menerima email

Selesai dan email siap digunakan..

Informasi tambahan:

  • CNAME record : Canonical Name digunakan sebagai alias
  • MX record : Record untuk pertukaran email (mail exchange). Fungsinya adalah untuk mengarahkan pengirim email dari luar ke mail server
  • TXT record: Record untuk data acak, biasanya digunakan untuk record SPF dan DKIM
  • SPF record (Sender Policy Framework): Menentukan server dan alamat IP yang berwenang untuk mengirim email dari domain anda. Fitur ini bekerja untuk mencegah email spam keluar.
  • DKIM record (DomainKeys Identified Mail): Merupakan sarana verifikasi email yang masuk. Hal ini memastikan bahwa email yang masuk tidak dimodifikasi dari pengirim. Fitur ini bekerja untuk mencegah pesan spam yang masuk.